Responder emails por voz: um método para a caixa de entrada andar

Processar a caixa em blocos, não o dia inteiro

1. Escolha dois ou três horários fixos para email. Fora deles, notificações desligadas.
2. Em cada bloco, abra os emails do mais antigo para o mais novo e decida na hora: responder, delegar, agendar ou arquivar.
3. O que se responde em menos de dois minutos, responda já.
4. O que exige mais tempo vira tarefa com data, e o email é arquivado.
5. Feche o bloco com a caixa de entrada só com o que está esperando outra pessoa.

Respostas curtas que resolvem

• Responda à pergunta na primeira frase. Contexto só se for necessário.
• Ofereça opções fechadas: "pode ser terça às 10h ou quinta às 15h".
• Diga o próximo passo e quem faz.
• Use modelos para os emails que se repetem (confirmação, envio de proposta, cobrança gentil). O Gmail tem Modelos nas configurações avançadas.
• Não responda para todos sem motivo.

Por que ditar ajuda no email

Falar chega perto de 130 palavras por minuto; digitar, em média, cerca de 40. Numa resposta de um parágrafo, a diferença é pequena. Numa manhã de quarenta respostas, ela aparece.

O ditado também ajuda em outra coisa: o tom. Quando você fala, tende a escrever como conversa, o que deixa o email mais direto. A revisão antes de enviar continua sendo sua.

• Funciona melhor em respostas de um a três parágrafos.
• Nomes próprios e siglas precisam de dicionário ou revisão.
• Em ambiente aberto, prefira digitar o que for confidencial.

Onde o ditado por voz entra: passo a passo no Gmail e no Outlook

O usarvoz é uma extensão do Chrome que coloca um microfone dentro do campo de texto. No modo Email, cada frase termina com ponto. Ele põe vírgulas e pontos sozinho a partir da frase e apaga os "hum" e "ãh" antes de o texto entrar.

1. Instale a extensão do usarvoz no Chrome e entre com seu email (código de 6 dígitos, sem senha).
2. No popup da extensão, escolha o modo Email.
3. No Gmail, abra o email e clique em Responder. No Outlook web, clique em Responder no topo da mensagem.
4. Clique no corpo da resposta e no microfone azul, ou aperte Alt+Shift+V. Fale sem ditar sinais, fale como fala: o usarvoz pontua sozinho; se disser a pontuação, respeita-a. Fale: "oi Paulo pode ser na quinta às dez você confirma a sala" e sai Oi Paulo, pode ser na quinta às dez. Você confirma a sala?
5. Clique de novo para parar. Releia e envie.
6. No celular, o app do Gmail ou do Outlook aceita a bolha do usarvoz no Android e o teclado usarvoz no iPhone, com a sessão de ditado ligada.

Adicione no dicionário da conta os nomes dos clientes e as siglas da empresa.

Perguntas frequentes