Ferramentas de gestão do tempo: o básico que funciona e onde o ditado ajuda

As três peças de qualquer sistema

Notion, Trello e Asana servem para projetos com várias pessoas. Para organizar o seu próprio dia, agenda, lista e timer já bastam.

• Agenda (Google Agenda, Outlook, Calendário do iPhone): compromissos com hora e também blocos de trabalho reservados para você mesmo.
• Lista de tarefas (Todoist, Microsoft To Do, Google Tasks, TickTick, um caderno): um lugar só, onde tudo entra.
• Timer (o relógio do celular, um app de Pomodoro): para começar uma tarefa chata e para saber quanto ela realmente leva.

Métodos que muita gente usa

• Pomodoro: 25 minutos de foco, 5 de pausa. Bom para começar o que você vem adiando.
• Bloqueio de tempo: cada tarefa importante ganha um horário na agenda, como se fosse reunião.
• Matriz de Eisenhower: separar o urgente do importante, e cortar ou delegar o que não é nenhum dos dois.
• GTD (A Arte de Fazer Acontecer): anotar tudo fora da cabeça e revisar a lista uma vez por semana.
• Três tarefas do dia: de manhã, escolha as três que precisam sair. O resto é bônus.

O tempo que some escrevendo

Email, mensagem de WhatsApp para cliente, relatório, ata, comentário no documento do colega. Para muita gente de escritório, escrever é a tarefa que mais ocupa o dia, e quase nunca aparece na lista de tarefas.

Digitando, a média fica perto de 40 palavras por minuto. Falando, perto de 130. Num email de 200 palavras, isso é a diferença entre uns cinco minutos e menos de dois para o rascunho. A revisão continua no teclado.

1. Durante uma semana, anote no timer quanto tempo você passa escrevendo.
2. Separe o que é rascunho (pode ser falado) do que é ajuste fino (melhor no teclado).
3. Reserve um bloco na agenda para responder emails de uma vez, em vez de ao longo do dia.

Onde o ditado por voz entra

O usarvoz escreve o que você fala no campo que estiver aberto, com pontuação. Serve para o rascunho do email, para a mensagem ao cliente e para jogar tarefas na lista sem abrir o teclado.

1. No computador, instale a extensão do usarvoz no Chrome. No Gmail ou Outlook web, clique no corpo do email, aperte Alt+Shift+V e fale. Use o modo Email, que fecha cada frase com ponto.
2. Para capturar tarefas, escolha o modo Notas no popup: cada frase vira um tópico. Fale "ligar para o contador mandar proposta da Ana" e sai uma tarefa por linha para colar na lista.
3. No Android, a bolha do usarvoz funciona por cima do Todoist ou do Google Tasks. No iPhone, ligue uma Sessão de ditado de manhã e use a tecla de microfone do teclado usarvoz o dia todo.

Perguntas frequentes