Tirar notas de reuniões mais depressa: aponta pouco e diz o resumo em voz alta depois

Durante a reunião: aponta só três coisas

O resto reconstróis depois a partir destas âncoras. Palavras-chave e setas no papel valem mais do que frases completas.

• Decisões: o que ficou decidido, com as palavras de quem decidiu.
• Tarefas: quem faz o quê e até quando.
• Questões em aberto: o que ficou sem resposta.

Uma acta que toda a gente lê

1. Título: assunto, data e participantes.
2. Resumo em duas ou três frases.
3. Decisões, uma por linha.
4. Tarefas: responsável, acção, prazo.
5. Pontos para a próxima reunião.

Envia a acta no próprio dia. Uma acta que chega três dias depois já não muda nada.

Gravador de reuniões ou resumo ditado

Ferramentas como o Otter, o Fireflies, o tl;dv e a transcrição do Google Meet, Zoom e Teams gravam a reunião inteira e dão texto e resumo. Servem quando precisas do registo completo, mas exigem avisar os participantes e ter o consentimento deles, e o resumo automático nem sempre apanha o que importou.

O resumo ditado é o contrário: tu próprio dizes, em dois minutos, o que ficou mesmo decidido. Sai curto e com o teu critério. A fala anda pelas 130 palavras por minuto, o teclado pelas 40.

Erros comuns nas notas

• Transcrever falas em vez de registar decisões.
• Tarefas sem responsável ou sem prazo.
• Actas guardadas numa pasta que ninguém abre: envia-as no canal da equipa ou por email.

Onde o ditado por voz entra

O usarvoz não grava nem transcreve reuniões. Escreve o que tu dizes, em qualquer caixa de texto: Notion, Google Docs, email, Slack.

1. Assim que a reunião acabar, abre o documento da acta no Chrome e clica na caixa de texto.
2. Escolhe o modo Notas no popup da extensão: cada frase fica um tópico.
3. Clica no microfone azul ou carrega em Alt+Shift+V e diz as decisões e tarefas, uma frase por item.
4. Separa decisões de tarefas em parágrafos: diz novo parágrafo e o texto muda de parágrafo.
5. No telemóvel, usa o teclado usarvoz no iPhone ou a bolha no Android, à saída da sala.
6. Junta ao dicionário da conta nomes de clientes, projectos e colegas.

Perguntas frequentes