Usar o ChatGPT para escrever emails que enviarias sem vergonha

O que cada pedido deve ter

• Para quem: cliente, chefia, fornecedor, professor. E a relação: primeiro contacto ou conversa antiga.
• O objectivo: o que queres que a pessoa faça depois de ler. Responder, aprovar, pagar, marcar uma data.
• Os factos: datas, valores, nomes, o que já ficou combinado. Sem eles, o ChatGPT inventa.
• O tom: formal, cordial, directo. Diz também o que evitar, como "sem frases feitas".
• O tamanho: "no máximo cinco linhas" resulta melhor do que "curto".

Três modelos de pedido

1. Lembrete de pagamento: "Escreve um email curto à Paula, cliente há dois anos. A factura de Setembro venceu a 10 e ainda não foi paga. Tom cordial, sem ameaças. Pede a data prevista de pagamento. Máximo cinco linhas."
2. Resposta a uma reclamação: "Vou colar o email de um cliente. Escreve uma resposta que reconheça o atraso, explique que a encomenda sai amanhã e ofereça os portes na próxima. Sem pedir desculpa mais do que uma vez."
3. Pedido à chefia: "Escreve um email à minha chefe a pedir teletrabalho às sextas. Argumentos: menos deslocações, entregas a tempo nos últimos meses. Tom profissional, proposta clara no fim."

Pede duas versões e escolhe. Depois afina: "mais curto", "tira o último parágrafo", "menos formal".

O que rever antes de enviar

• Factos: o ChatGPT pode inventar datas, valores ou promessas. Confirma cada um.
• Nomes: a grafia da pessoa e da empresa.
• Frases feitas: corta aberturas como "Espero que este email o encontre bem" se não forem tuas.
• Dados sensíveis: não coles palavras-passe, dados de cartão ou informação confidencial de clientes.
• A tua voz: lê em voz alta. Se não soa a ti, ajusta.

Onde o ditado por voz entra

Um bom pedido é comprido: contexto, factos, tom, tamanho. Ao teclado a média ronda as 40 palavras por minuto; a falar, as 130. Quando falas o pedido, dás mais contexto sem preguiça. O ChatGPT tem o seu próprio botão de microfone, e funciona bem. O usarvoz serve quando queres a mesma forma de ditar no ChatGPT, no Gmail e no resto do browser, com o dicionário dos teus nomes.

1. Instala a extensão do usarvoz no Chrome e entra com o teu email (código de 6 dígitos, sem palavra-passe).
2. Abre chatgpt.com e clica na caixa de mensagem. Aparece o botão azul do microfone.
3. Clica nele ou carrega em Alt+Shift+V e diz o pedido, com os factos e o tom. Clica outra vez para inserir.
4. Copia o email gerado para o Gmail ou o Outlook web. Para os retoques directamente no email, usa o modo Email, que fecha cada frase com ponto.
5. Junta nomes de clientes e produtos ao dicionário da conta, até 500 palavras.

Perguntas frequentes