Ditado para solicitadores e assistentes jurídicos: minutas e emails por voz

Os textos que mais pesam no dia

• Resumo do processo: o que foi notificado pelo Citius e o que o advogado tem de fazer a seguir.
• Minutas: requerimentos simples, juntadas, procurações, contratos a partir de minuta-tipo.
• Email ao cliente: explicar em português corrente o que aconteceu no processo.
• Notas de atendimento: o que o cliente contou ao telefone, com datas e nomes.
• Prazos: a anotação curta que vai para a agenda do escritório.

Escrever mais depressa sem perder rigor

1. Cria minutas-tipo para tudo o que se repete. O ditado entra no conteúdo: os factos, o pedido, a explicação ao cliente.
2. Copia os dados fixos (número do processo, NIF, cédula profissional) do sistema em vez de os ditares. Números longos ditados são onde o erro aparece.
3. Faz o rascunho todo a falar, de seguida, sem parar para corrigir. Corriges depois, ao teclado, a ler com calma.
4. Lê duas vezes os nomes das partes, as datas e os valores antes de o texto ir para assinatura.
5. Guarda as boas frases num documento de trechos para a minuta seguinte.

Ferramentas que os escritórios usam

• "Escrita por voz" do Google Docs (menu Ferramentas): gratuita, só funciona no Docs, pontuação por voz limitada.
• Ditar do Word (Microsoft 365): boa dentro do Word, mas fica presa ao Word.
• Teclado do telemóvel (Gboard, teclado do iPhone): útil para notas rápidas no tribunal ou no carro.
• Dragon: a referência histórica do ditado, forte em inglês.
• usarvoz: funciona em qualquer caixa de texto do Chrome, incluindo o Word Online, o Gmail e o software de gestão do escritório em versão web.

Onde o ditado por voz entra

A falar, chegas perto das 130 palavras por minuto, contra umas 40 ao teclado. Num resumo de processo ou num email a cliente, isso nota-se ao fim do dia. A extensão do usarvoz para Chrome põe um botão de microfone em cada caixa de texto.

1. Instala a extensão do usarvoz no Chrome e entra com o email do escritório (recebes um código de 6 dígitos).
2. No popup da extensão escolhe o modo Email para mensagens a clientes, ou o modo simples para minutas. O modo Notas faz um ponto por frase, útil para registar atendimentos.
3. Em /conta.html, abre o dicionário e junta nomes de clientes, tribunais, comarcas e termos da casa. Cabem até 500.
4. Clica na caixa de texto, carrega em Alt+Shift+V e fala como falas: "Exmo. Senhor Ramos informamos que foi proferida sentença". Sai escrito: "Exmo. Senhor Ramos, informamos que foi proferida sentença." Fala como falas: o usarvoz pontua sozinho; se disseres a pontuação, respeita-a.
5. Carrega outra vez para parar. O texto entra onde está o cursor. Revê nomes, datas e números ao teclado.

O áudio é apagado depois da transcrição e o texto não fica no servidor, salvo se activares o histórico. Segue na mesma a política do escritório sobre dados de clientes (RGPD).

Perguntas frequentes